Согласно законодательству, нотариус имеет право принимать на хранение документы от частных и юридических лиц, это является нотариальной услугой согласно нормам закона № 4462-1(Основы законодательства РФ о нотариате). Обязательным условием для этого должно быть наличие специально оборудованного хранилища.
Содержание
Какие документы могут храниться нотариусом
На хранение могут приниматься любые документы:
- выданные государственными органами или юридическими лицами дипломы и свидетельства, справки, акты, документы на недвижимость, свидетельства о регистрации актов гражданского состояния;
- частные документы граждан – письма и прочие личные документы, рукописи, чертежи и рисунки и прочее.
Не передаются на хранение и не принимаются нотариусом документы, которые содержат государственную или коммерческую тайну.
Как принимаются документы
Все передаваемые на хранение нотариусу документы вносятся в опись, в которой указывается:
- наименование принимаемого документа;
- количество страниц в нем;
- состояние единицы хранения (физическое, это определяется тем, что документы должны быть возвращены таким же, какими принимались).
Перечень составляется в двух экземплярах, один из которых будет передан клиенту, сдавшему на хранение бумаги, второй – храниться в архивах нотариальной конторы. Каждый из экземпляров подписывается как нотариусом, так и клиентом.
Затем:
- документы, копия их описи вкладывается в конверт (пакет);
- единица хранения подписывается нотариусом, на нем пишется дата передачи бумаг и срок их хранения по договору;
- пакет опечатывается и убирается в сейф на хранение;
- клиенту, передавшему бумаги на хранение, выдается свидетельство установленного образца с приложением описи переданных бумаг.
Возможно принятие для хранения упакованного клиентом конверта, содержание которого неизвестно нотариусу. Опись вложения при этом не составляется, так как конверт надписывается лицом, которое сдает пакет на хранение.
Пакет (конверт) переданный клиентом, упаковывается нотариусом в отдельный конверт в присутствии клиента, подписывается сторонами сделки,
на нем проставляется дата и печать нотариуса. Сформированная таким образом единица хранения помещается в отдельный конверт, маркируется, заверяется печатью и подписью нотариуса, убирается в сейф для хранения.
Собственнику переданного на хранение пакета передается нотариальное свидетельство, которое содержит следующие данные:
- дата и место составления;
- указывается нотариус и (или) нотариальная контора;
- полное имя и фамилия клиента, передавшего на хранение документы (или наименование юридического лица, собственника бумаг).
- указание на прилагаемую опись;
- срок, на который документы (или пакет) передаются на хранение.
На протяжении срока хранения за бумаги отвечает нотариус. Оплату за совершение нотариального действия и хранение проводит лицо, передающее документы или пакет.
Как возвращаются документы
После окончания срока хранения собственник бумаг, который передал их на сохранение, либо его доверенное лицо (которое располагает доверенностью и может подтвердить личность документом). Изъять из хранения документы можно раньше срока окончания договора.
Нотариусу нужно представить:
- выданное ранее свидетельство о взятии на хранение;
- прилагаемую к нему опись;
- паспорт или иной документ, подтверждающий личность.
Конверт, переданный нотариусом, вскрывается, вложение сверяется с описью.
Документы могут быть изъяты по решению суда – для этого хранителю передается судебный документ с приказом об изъятии. Единица хранения передается лицу, указанному в документе. Для подтверждения личности представителя суда нотариусу предъявляется паспорт.